|
У вас больше работы, чем вы в состоянии сейчас сделать? Вы уже расставили приоритеты, написали план, делегировали некоторые задачи? И даже пытались сосредоточиться? Следующий шаг – повышение продуктивности.
Разные стратегии по-разному будут работать для разных людей. Однако использование хотя бы одной из этих пяти позволит вам понять, что экономия времени возможна, даже если вы хотите работать больше.
1. Выясните, чего от вас ждут
Когда вы беретесь за задачу, поговорите с заинтересованными сторонами (заказчиком или начальником), чтобы уточнить их ожидания. Какие пункты вы выполнить обязаны, а что можно опустить. Вы будете в полной мере понимать задачу, которая перед вами стоит, и вам не придется делать ничего лишнего.
2. Используйте наработки
Если ваши обязанности вертятся вокруг одного аспекта, а задачи плюс-минус похожи друг на друга, вы будете со временем создавать некоторые наработки.
Где вы можете использовать «копировать-вставить» или просто редактировать, делайте это — экономия времени в действии. Например, презентации, речи, общение по электронной почте – это лишь некоторые примеры, где вы можете значительно сократить объем работы за счет использования уже имеющихся материалов.
3. Общайтесь в устной форме
Вы можете сэкономить время, если в некоторых ситуациях замените текстовое общение устным.
Только не используйте голосовые сообщения, потому что это расточительство времени, особенно если вам необходим немедленный ответ.
Во-первых, вы тратите время на запись сообщения.
Во-вторых, получатель тратит еще столько же, чтобы прослушать его.
В-третьих, ему нужно записать ответ, который повлечет за собой повторение цикла. В итоге вы тратите времени в 2 раза больше, чем если бы созвонились или встретились лично.
4. Создание шаблонов и контрольных списков
Чтобы ускорить работу над повседневными задачами, вырабатывайте шаблоны или используйте контрольные списки. Например, у вас могут быть шаблоны для электронных писем, для ежеквартального отчета и т.п.
Контрольные списки помогут вам в ежедневном планировании: это, по сути, обычный список дел, откуда вы сможете вычеркивать выполненные задачи. Шаблоны и списки позволят вам сэкономить время, потому что вам не придется ничего запоминать. Чистая экономия времени для принятия решения о следующем шаге.
5. Используйте временные блоки
Определите примерное время, которое понадобится вам для выполнения задачи. Выделите этот временной блок на работу. Если вы не будете делать этого, то станете живым примером закона Паркинсона. Работа заполняет все время, выделенное для нее.
Если, например, у вас восьмичасовой рабочий день и вам нужно выполнить 1-2 задачи, которые можно сделать за 4 часа, вы все равно потратите на них весь рабочий день.
Конечно, не факт, что вы выполните работу за отведенное время, но вы будете в этот период полностью сфокусированы на работе. Если вы не успели, то сделайте небольшой перерыв и выделите еще немного времени, которого, как вам кажется, хватит для завершения работы.
|
