7 вещей, о которых страшно забыть при планировании поездки

обственный отпуск можно планировать долго, а в случае с командировками все вопросы с транспортом и проживанием приходится решать оперативно. Особенно если в поездки по разным маршрутам регулярно отправляются несколько специалистов. Чтобы всё предусмотреть, нужен чёткий план.

1. Составьте график командировок

Обычно чем раньше куплены билеты на самолёт, тем они дешевле. Похожая ситуация может быть и с билетами на поезда: на некоторых маршрутах — динамическое ценообразование. Это значит, что чем меньше остаётся мест, тем выше их цена. Всё прочее — трансфер, гостиничные номера, коворкинги — лучше тоже выбирать и оплачивать заранее: просто потому, что вариантов будет больше, да и в некоторых случаях можно получить скидку за раннее бронирование.

Даже если в командировки ездит только один человек в компании, должен быть график его деловых путешествий. Тогда появится возможность бронировать и оплачивать всё заранее. Конечно, порой планы могут меняться, но спонтанные командировки приводят к финансовым потерям. Как только начнёте составлять график и придерживаться его, найти деньги на внезапную деловую поездку станет проще.

2. Сверьтесь с тревел‑политикой

В крупных компаниях тревел‑политика — документ на несколько десятков страниц. В нём детально описаны все принципы, которые регламентируют поездки: сколько можно тратить на билеты, какие категории отелей допускаются, сколько суточных выплачивается в разных странах, кто и как возмещает расходы в командировке. В небольших фирмах тревел‑политика менее формальная, часто на уровне устных договорённостей. Но всё же она обязательна к исполнению.

Специалисту, который занимается организацией командировок, держать все правила и цифры в голове непросто. Особенно если деловых поездок много, а расходы по ним всегда разные. Приходится перед каждым действием, будь то оплата билетов, бронирование отеля или расчёт командировочных, сверяться с тревел‑политикой. И не полагаться на собственную память и опыт — потому что все ошибки могут дорого обойтись компании.

Вовсе не нужно всякий раз проверять согласованные лимиты, если вы используете сервис для организации командировок. Здесь можно устанавливать ограничения не только по суммам расходов, но и по категориям отелей и классам перелёта. Система учтёт их при подборе подходящих рейсов и номеров. 800 авиакомпаний и более 2 миллионов вариантов размещения — всегда будет из чего выбрать!

3. Просчитайте оптимальный маршрут

Чем больше дней в отъезде проведёт сотрудник, тем больше суточных ему придётся выделить. Особенно когда командировка захватывает выходные: даже если в эти дни специалист не работает, для компании неизбежны расходы.

С другой стороны, различие в ценах на авиабилеты в разное время может нивелировать экономию на суточных. Например, лоукостер летает только по вторникам и субботам, а престижная национальная авиакомпания — каждый день и приходится пользоваться её услугами. Рассмотрите все варианты: и те, где суточных меньше, и те, где билеты дешевле. Это поможет принять взвешенное решение.

Но не забывайте и о комфорте сотрудников. Вряд ли деловая встреча пройдёт успешно, если ваш коллега отправится на неё сразу после ночного перелёта.

4. Закажите билеты, трансфер, гостиницу

Организацию командировки можно сравнить с корзинкой в супермаркете, которую вам предстоит наполнить. Самые важные и дорогие товары в ней — перелёт, трансфер из аэропорта и обратно, гостиница. Как забронировать всё это с максимальной выгодой?

Можно вручную искать подходящие варианты на сайтах авиакомпаний и отелей, а затем пытаться составить из них оптимальную комбинацию. Но без опыта вы вряд ли много сэкономите.

Можно доверить это специально обученным людям — сотрудникам агентств, которые организуют командировки. Но за каждую услугу вы будете переплачивать, так как агентство берёт комиссию за свою работу.

5. Решите, что делать в случае форс‑мажора

Организация командировки: решите, что делать в случае форс-мажора

Всё может пойти не по плану: самолёт опоздает, сотрудник заболеет за день до вылета, в гостинице случится овербукинг, нужное мероприятие внезапно перенесут. Что делать в таких ситуациях? Как минимум, учитывать дополнительные расходы в бюджете на командировки. И быть готовым оперативно решать проблемы сотрудника, который может находиться за тысячи километров от вас: покупать ему новые билеты и подыскивать другое жильё.
Если вы организуете командировку, подобные проблемы перестанут быть вашей головной болью. Не нужно никуда звонить или вступать в мучительно долгую переписку: вносить изменения в брони рейсов можно в личном кабинете даже со смартфона. Сервис сразу покажет все доступные варианты и рассчитает стоимость каждого из них. Здесь же есть кнопка запроса возврата. Кроме того, круглосуточная служба поддержки всегда готова прийти на помощь.

Важно: объясните сотрудникам, что платить за новые билеты и жильё из своего кармана стоит только в самых крайних случаях. Конечно, вы им траты возместите. Но кто возместит вам НДС за дополнительные расходы в командировках? Налог возвращается, только если сделка совершалась между юридическими лицами.

6. Позаботьтесь о страховке

Граждане РФ в командировках по стране могут пользоваться полисом ОМС. Главное — не забыть взять его с собой.

Для заграничных поездок требуется другой страховой полис — выезжающего за рубеж. Без полиса сотрудника могут «развернуть» по приезде в другую страну. Такие случаи — редкость, но всё же они происходят. К тому же истории об астрономических счетах за пару уколов в зарубежной клинике вовсе не миф. Страховой полис стоит недорого и экономит значительные суммы.

7. Соберите все документы по поездке

Не так сложно организовать командировку, как правильно её оформить. Нужно составить авансовый отчёт, согласовать отели и перелёты с руководством, собрать ворох документов, подписать отчёт о поездке… Даже если компания пытается уйти от бюрократии, здесь всё должно быть чётко — таковы требования закона.

Для отчётности нужно собрать все посадочные талоны, инвойсы из гостиниц, проездные билеты, все чеки и другие документы, связанные с поездкой.