Как правильно организовать расходы при переезде офиса?

Переезд офиса — это сложный и ответственный процесс. Вам нужно тщательно его планировать и предусмотреть значительные финансовые затраты. Правильно составленный бюджет поможет Вам не только избежать непредвиденных расходов, но и оптимизировать затраты на переезд.

Знаете ли Вы, что в среднем переезд офиса площадью 200-300 кв.м. обходится компании в сумму от 5 до 20 тысяч долларов? Основные статьи расходов включают:

• Аренда нового помещения (30-50% бюджета;
• Ремонт и обустройство (20-30%);
• Перевозка имущества (10-20%);
• IT и телекоммуникации (10-15%);
• Непредвиденные расходы (5-10%).

Чтобы переезд прошел максимально гладко и уложился в запланированный бюджет, составьте детальный план действий и придерживайтесь его. Начните подготовку минимум за 3-4 месяца, чтобы у Вас было достаточно времени найти подходящий офис, договориться с арендодателем, провести ремонт, упаковать и перевезти имущество.

Можете доверить последнюю задачу специализированным компаниям, которые предоставляют услуги по переезду офиса, таким как «Давай переедем» — davay-pereedem.com/ofisnyi-pereezd-kiev.

Что требуется учесть при составлении бюджета?

При планировании бюджета на переезд офиса учтите следующие аспекты:

1. Аренда нового офиса включает не только арендную плату, но и депозит, агентские комиссии и возможное повышение арендной ставки.
2. Ремонт и обустройство включают замену напольных покрытий, освежение стен и потолков, перепланировку, монтаж освещения и розеток, закупку мебели и установку инженерных систем.
3. Перевозка имущества потребует расходов на аренду транспорта, услуги грузчиков, упаковочные материалы и страховку.
4. IT и телекоммуникации включают перенос серверов, прокладку кабельных сетей, настройку телефонии и интернета, услуги IT-специалистов, закупку оборудования и абонентскую плату.

Заложите резерв на непредвиденные расходы в размере 10-15% бюджета, чтобы покрыть возможные форс-мажоры. Переезд может привести к временному простою в работе на 1-2 дня, что также следует учитывать при оценке финансовых и операционных рисков.

Что еще влияет на бюджет офисного переезда?

• Транспортировка мебели, техники и документов — одна из ключевых статей расходов при переезде офиса. Чтобы правильно рассчитать бюджет и избежать сюрпризов, учтите объем и характер имущества, расстояние и маршрут, а также способ перевозки.
• Для перевозки крупногабаритной мебели, хрупкой техники или конфиденциальных документов могут потребоваться специальные приспособления и более бережная упаковка, что увеличит расходы.
• Чем дальше новый офис, тем выше стоимость транспортировки, особенно если потребуется междугородняя перевозка или проезд через центр города с интенсивным трафиком и платными парковками

Подробнее ознакомиться с ценами на грузовое такси для осуществления переезда с грузчиками можно вот тут.